ESE DEMONIO LLAMADO LICITACIÓN

LICITACIÓN

En este primer trimestre se volvió tendencia en Redes Sociales el sonado caso de la licitación de Procolombia que fue calificada como “leonina” y al límite del abuso, debido a los requerimientos y exigencias para los concursantes.  No licité, no la conozco, solo sé, que gracias a ella, parecería que nos volvimos un gremio con posturas afines, unido y solidario (al menos por 15 días). Todos hablaron y se manifestaron, debatieron, refunfuñaron, salieron líderes y no líderes a pontificar lo que no debería hacerse.

Yo me mantuve al margen, pero me urge manifestarme en resistencia

hacia algunas malas mañas del negocio.

 

MANIFIESTO DE RESISTENCIA

(parte 1)

 

• Me resisto a que nos exijan entregar todo, sin nada a cambio, más que una posibilidad entre muchos. Nuestro desgaste financiero, intelectual y emocional debería tener un precio. No se le pide al sastre, al arquitecto, al médico, ni al panadero una prueba completa, a medida, bajo condiciones de tiempos y costos, con la sola esperanza de lograr el contrato.
• Me resisto a concursar con los ojos cerrados, sin objetivos claros, sin presupuestos y sin alcance definido para el proyecto. Sin reglas de participación definidas. Sin criterios de evaluación objetivos y sin porcentajes de impacto de éstos en la nota final.
• Me resisto a participar en licitaciones de más de 5 concursantes. Cada vez son más frecuentes las que convocan mínimo a 10 o a todo el sector.
• Me resisto a licitar para hacer 3 piezas o un stand, incluso para hacer una campaña.
• Me resisto a licitar para quien no tiene ni idea de qué es lo que quiere, para quien no ha preparado un documento serio para un proceso serio.
• Me resisto a trabajar sin tiempo, a que se me mida sin permitir el uso de este insumo necesario para investigar, pensar y formular, incluso para cotizar.
• Me resisto a entregar todo para que ni siquiera me dejen presentar y explicar la propuesta.
• Me resisto a no recibir una respuesta, un feedback serio y objetivo, que al menos nos ayude como mejoramiento.
• Me resisto a recibir respuestas como: “aplazamos indefinidamente” o lo que es peor: “decidimos seguir igual” después de hecho todo el trabajo.
• Me resisto a ser un comodín en un proceso con tufillo de amañado. Lo he sentido, y no se imaginan lo doloroso que es saberse el tonto útil.

Me resisto a no poder seguir creciendo, a no poder aspirar a más, a no poder aportar a otros…. Por eso me toca seguir aceptando licitaciones con características a las que me resisto.

MANIFIESTO DE RESISTENCIA

(parte 2)

Me resisto, como dije antes, a participar en licitaciones amañadas, poco planificadas, masivas, sin criterio ni objetividad, sin parámetros justos de medición, y lo que es peor… gratuitas.  Pero igual me resisto a no aportar, a mis potenciales clientes, unas recomendaciones que parecen básicas y obvias, y que si se tuvieran en cuenta no generarían tanto malestar en sus posibles aliados.  Aquí voy con toda:

 

Apreciado cliente, antes de arrancar la licitación:

1. Preseleccione a quienes quieren invitar por experiencia, conocimiento o feeling. No inviten a todo el sector (máximo a 5 empresas). Así se concentran en lo que les interesa y no se desgastan viendo lo que no les interesa No inviten a empresas muy diversas entre sí pues no serán comparables. Su responsabilidad es hacer un buen filtro para encontrar un buen aliado.
2. Haga un documento de invitación claro, objetivo, es claro que debe tener un componente legal, pero permita que los que van a licitar entiendan. Exprese claramente las condiciones de participación, presente los objetivos, el alcance, las tareas, los presupuestos y los cronogramas definidos. Tómese un tiempo para definir criterios de evaluación y asignar porcentajes para cada uno de ellos, según su interés, esto es muy importante, a ustedes les ayuda a dar valor a lo que es prioritario y a nosotros nos ayuda a afinar la propuesta con sus objetivos y aporta, además, un halo de transparencia en la toma de decisiones.
3. Pida todas las validaciones necesarias y socialícelo internamente, para que al final, no le toque salir con que “El Presidente o director, paró el proceso”

 

Durante la licitación:

1. Pida todo lo que necesite para documentar la idoneidad de su futuro aliado: credenciales, portafolio, casos de éxito con cifras, referencias y certificaciones de clientes, entre otros.  Visite las oficinas de su futuro aliado, conozca su espacio cotidiano y a la gente en su operación.
2. Solicite a los proponentes que presenten un planteamiento de cómo estructurarían el proyecto, midan así la inteligencia, la capacidad y la visión del negocio. No pidan creatividad, no es necesario, por favor créanme, ahí es donde mayor desgaste de trabajo hay y en donde más subjetividad se le imprime a la toma de decisión.  Muchas campañas ganadoras en licitación, no se han implementado nunca, porque eran de prueba o muy arriesgadas para la realidad de la marca.
3. Por favor otorgue tiempo para hacer un trabajo serio. Usted está escogiendo un aliado para un proyecto importante o para el largo plazo, dele tiempo. Mínimo 15 días hábiles (sin creatividad). Un buen ejercicio implica entendimiento de la problemática planteada. Un buen resultado depende indefectiblemente de un buen insumo y de tiempo para analizar, decantar y formular, mientras hay que seguir con el día a día.
4. Proponga un presupuesto base o un rango razonable. No somos videntes, no podemos trabajar a ciegas.  Es imposible comparar propuestas cuando no hay un insumo presupuestal definido.  De no hacerlo, pueden terminar decidiendo por la propuesta más barata y no la más económica.
5. Abra un espacio para preguntas y entregue las respuestas en forma unificada a todos los participantes.
6. Permita que el proyecto se presente personalmente. Es muy importante este encuentro para el buen entendimiento de los planteamientos, e incluso para determinar aspectos de “feeling” con el equipo. Ah y por favor asigne mínimo 1 hora y media de presentación y 15 minutos de preguntas.  En serio, trabajamos mucho, queremos saber de ustedes y tenemos mucho por contarles.
7. Responda si ganamos o perdimos, pero por favor responda y ojalá definiendo con claridad los puntos otorgados para cada criterio, así sabremos si fue por precio, por estrategia, por equipo, en fin. Es lo menos que nos pueden aportar después de tanto trabajo.
8. Si le gusta mucho la propuesta y el equipo, pero no le convence el precio, negocie, hable claramente y busque quedarse con la mejor alternativa a mejor precio, sin detrimento de la utilidad que requiere el proponente para mantener la viabilidad de su propio negocio. No hay mejor negocio que el gana-gana, ni mejor relación que en aquellas en que reina el equilibrio.

 

Volviendo a mi manifiesto:

Me es preciso creer y seguir creyendo que es posible construir confianza en el día a día, y relaciones de largo plazo basadas en el respeto mutuo, en la calidad de los aportes colectivos, en la claridad de los acuerdos, en el equilibrio del gana-gana, en la certeza de que somos falibles pero fiables y que estamos dispuestos, porque nos importa el negocio del cliente tanto como el nuestro, pues al igual que ellos, vivimos de lo que hacemos.

Me resisto a pensar que no aportamos valor a nuestros clientes, que somos máquinas de hacer lo que nos piden en condiciones cerradas y ciegas, que somos una industria inviable.